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科研经费报销服务指南

【来源:财务处 | 发布日期:2017-07-14 | 作者:财务处 】     【选择字号:

科研经费报销服务指南

一、 报销原则

1.科研经费的支出应按预算或合同执行,纵向经费按照批复的预算支出,横向经费按签订的合同支出;

2.科研经费的支出实行承诺机制。报销时,若签字齐全,视同项目负责人承诺提供的材料真实、合理、合规、相关,并符合项目资金管理的相关规定。

二、 报销审签权限及程序

1.报销票据及报销封面,应有项目负责人亲笔签字;使用项目负责人签字章或委托他人签字的,请提交由委托人、被委托人签字的委托书,至会计核算中心报账大厅备案后方可使用;

2100万元以下的支出,由项目负责人审签支付;100万元及以上的支出,经所在单位审核后,由财务处主管副处长审签支付。

三、 资金结算方式要求

1.执行《兰州大学公务卡管理暂行办法》,日常公务支出应按规定使用公务卡(特别提示:交易凭条上的商户名称与发票上的发票专用章必须一致),原则上不再使用现金结算。原使用转账方式结算的,可继续使用转账方式;

 2.网购商品,请保留付款界面截图或银行交易记录(网上银行或银行柜台打印),与发票一起作为报销凭据;

3.单张或连号票据金额超过1,000元的现金支付,报销时,应提供无法使用公务卡或银行转账的情况说明。

四、对报销原始票据的要求

1.  报销的原始票据必须业务真实、内容合法,由税务或财政部门监制,并加盖开票单位的“发票专用章”或“财务专用章”。票据内容必须齐全,字迹清晰、书写规范,不得涂改,大小写金额必须一致。增值税发票开具内容应按照实际销售情况如实开具具体名称,无法开具具体名称的,应提供税控系统开具的专用清单;

2.除飞机票、火车票等实名制票据外,报销发票抬头一律填写为“兰州大学”。其中,取得增值税发票时,应向销售方提供兰州大学统一社会信用代码:12100000438001702R

3.取得税务代开发票的,若收款人是“个人”,同时还应提供个人身份证复印件;代开的增值税专用发票,税务机关在“销货单位栏”填写代开税务机关的统一代码和名称,在备注栏注明纳税人的名称和纳税人识别号后,只需收款方加盖发票专用章,不需要加盖税务机关代开发票专用章;代开的增值税普通发票,必须加盖税务机关代开发票专用章,不需要加盖收款方发票专用章;

4.报销国外票据,应将主要内容翻译成中文,如年月日、事项、数量、金额、外币币种等;

5.发票验真要求。对票面金额10,000元及以上或连号发票合计金额10,000元及以上的票据,报销时须附发票验真结果。对因提供虚假票据被学校列入黑名单的业务单位(名单定期在财务处主页公布)出具的票据,无论金额大小一律附发票验真结果。(发票可通过财务处主页左下角“发票真伪查验”验真);

6.粘贴要求。请务必按“兰州大学原始票据粘贴单”注意事项粘贴票据,注明票据张数、票据总金额。

五、具体报销事项要求

1.报销办公费(纵向经费除外),无论金额大小,均应按要求提供加盖销货单位发票专用章的明细清单;

2.报销印刷费,无论金额大小,均应按要求提供加盖服务提供单位发票专用章的明细清单。符合《兰州大学采购和招标管理办法》的,应同时签订经济合同,报财务处经济管理科(医学校区学生8号公寓210室,下同)审核备案;

3.报销邮电费,票据应为邮寄费、电话费、查新费、网费等。科研经费报销个人电话费、家用网络费时,应提供科研相关性的情况说明;

 4.报销市内交通费,票据应为兰州市出租车票、公交车票及兰州大学校车票。兰州市外的市内交通费不得单独报销;横向经费报销燃油费时,应提供科研相关性的情况说明;

5.报销维修费,无论金额大小,均应提供加盖服务单位发票专用章的明细清单,3,000元(含)以上的维修工程,应同时提供加盖施工单位公章的工程结(决)算书;10,000元(含)以上的维修工程,应同时提供加盖施工单位公章的工程结(决)算书及审计报告。符合《兰州大学采购和招标管理办法》的,应同时签订经济合同,报财务处经济管理科审核备案;

6.报销租赁费,无论金额大小,均应按要求提供加盖服务提供单位发票专用章的明细清单;

7.报销专用材料费,无论金额大小,均应按要求提供加盖销货单位发票专用章的明细清单。基层单位应建立材料台账,规范材料的入库、核销管理,不得以购代支。小额、少量,属于一次性消耗的材料报销时,请务必在发票上注明“此材料用于XXX项目实验,属于一次性消耗”;符合《兰州大学采购和招标管理办法》的,应同时签订经济合同,报财务处经济管理科(医学校区8号学生公寓210室)审核备案;

8.领取劳务费,应按批复的预算(纵向)或合同(横向)据实列支,参与项目研究的研究生、博士后、访问学者及项目聘用的研究人员、科研辅助人员等,均可开支劳务费。劳务费应至财务处主页“财务服务平台-薪酬发放申报系统”预约,通过个人银行卡发放,并依法缴纳个人所得税;领取绩效,项目负责人应根据在项目工作中的具体贡献,结合项目研究进度和完成质量,在核定额度内,分次发放至项目组成员及参与人员;

9.报销测试、委托加工、数据处理等费用,无论金额大小,均应提供加盖服务单位发票专用章的明细清单。使用学校平台进行测试化验加工的,可通过填写《兰州大学内部转账单》方式内部转账,并附测试化验加工明细清单。特别提醒:向校外单位支付大额测试化验加工费支出,预算中指定委托单位,通过科研管理部门签订技术服务合同,根据合同约定支付相应费用;预算中未指定委托单位且一次性支付金额10万元及以上的,须按照《兰州大学采购和招标管理办法》规定,签订经济合同,报财务处经济管理科审核备案;

10.报销餐费,仅限于横向科研经费报销工作餐费,除发票外,应填写“兰州大学工作餐费报销清单”,注明就餐的时间、地点、事由及人员;

11.报销设备购置经费,通用设备单位价值在1000元以上,专用设备单位价值在1500元以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产;单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类物资,应作为固定资产管理。报销费用前,请持货物购置发票到资产处办理固定资产登记手续。报销时,应将资产处出具的“兰州大学固定资产验收单(红联)与相应发票配对粘贴,作为报销凭据;需要验收的固定资产,应提供验收报告;

12.报销图书购置费,无论金额大小,均应提供加盖销货单位发票(财务)专用章的明细清单,同时到图书馆登记备案,并在发票上加盖“兰州大学图书馆采购专用章”;教师用教材,无需加盖“采购专用章”。符合《兰州大学采购和招标管理办法》的,应同时签订经济合同,报财务处经济管理科审核备案;

13.报销差旅费,请参照财务处主页-服务指南-“兰州大学差旅费报销指南”。特别提醒:对野外科考、数据采集等科研活动中无法取得发票或财政性票据的支出,在确保真实性的前提下,由经办人及项目负责人填写财务专用报告,附原始票据,按实际发生额给予与报销;

14.报销会议费,请参照财务处主页-服务指南-“兰州大学会议费报销指南”;

15.报销出国费,请参照财务处主页-服务指南-“兰州大学外汇报销服务指南”;

16.横向科研经费支出,按照科研任务需要,燃油费、工作餐等科研活动费支出控制在经费总额15%之内。

六、科研经费的外拨

1.科研经费的外拨必须按照预算或合同约定,由科研管理部门和财务部门共同审批;100万元及以上的还须报主管科研工作的校领导审批;

2.纵向经费外拨,项目负责人应提供项目来源部门的正式立项通知、有关合同、协议或计划等;

3.横向经费外拨,项目负责人应提供总项目立项合同及项目组与子课题合作单位的正式合同或协议,子课题应在总项目立项合同书上有明确规定。

4.合作(外协)单位须提供收款单位法人营业执照(或组织机构代码证)、开户许可证等资料;

5.合作(外协)单位是项目负责人、项目参与人员或其家属、直接利益关系人举办、参股的,或有其他利害关系的,项目负责人要明确说明,并提供相关材料,经学校科研管理部门、财务部门批准后执行;

6.已提取间接费用的科研项目,在研究过程中因与外单位发生实质性协作关系而需划转协作经费的,项目负责人应提供书面协议和协作结果说明书,经所在基层单位审核,由科研管理部门和财务处批准后,可办理经费外拨手续。

7.项目负责人正常调动工作的,其以兰州大学名义申请的项目经费原则上留在学校(国家有明确规定的除外),继续归课题组使用,不得外拨。项目负责人非正常情况脱离学校工作岗位的,其科研经费一律冻结,由科研管理部门向项目批准部门或经费出资方报批后处理。

七、科研经费的结题、结账

1.科研项目结题后,项目负责人应在规定的期限内,执结题报告及科研管理部门开具的结账通知单办理结账手续;

2.纵向经费结账后,结余资金按规定留归项目组使用,在2年内由项目负责人统筹安排用于科研活动的直接费用支出,2年后未使用完的,按原渠道退回;

3.横向科研结账后,项目出资方对结余资金有明确规定的,按出资方规定执行;没有规定的,全额转入项目负责人的科研发展基金,用于补助科研活动的支出,但项目组人员支出不能超过结余的60%

八、 不能报销事项

1.礼品、土特产、烟酒等;

2.预交款项不能报销,如预交电话费等;

3.国家对科研经费的开支划出了红线,不得开支个人和家庭的消费支出。

温馨提示:

1.勤报账,做到“一事一清”。

2.预约系统中,“差旅费报销单”“日常经费报销单”已经改版,请各位师生按照报销单提示填写“行程不完整”、“无住宿或住宿超标”、产生“退改签费原因”、“未使用公务卡原因”等,并经项目负责人签字。特别提醒:“补助信息”栏请根据出差地点及出差天数分别在标准内填列出差补助金额,在“是否需要补助”栏填写“否”的,一律视为不要出差补助。

3.在执行过程中,如遇政策调整,请按新政策规定执行。

 

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