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日常经费报销指南

【来源:财务处 | 发布日期:2015-11-20 | 作者:财务处 】     【选择字号:

(一)资金结算方式

1.   日常公务支出原则上要求使用公务卡办理结算业务。

2.   按照《现金管理暂行条例》、《中央预算单位公务卡管理暂行办法》规定,1,000元及以上的付款,不得垫付现金,应使用公务卡(特别提示:交易凭条上的商户名称与发票上的发票(财务)专用章必须一致)、对公直联、转账支票(同城)或委托业务书(异地)结算。确需在无POS机的商家产生的支出,需提供相关证明材料(商家提供,加盖公章或财务章)。

3.   资金结算方式分为支付给个人和支付给单位两种方式。支付给个人的,请提供准确的姓名、银行卡号、开户行名称(预约时,若为工行卡,支付方式选“网银对私”;其他银行卡,支付方式选“网银对公”);支付给单位的,请准确提供单位名称、开户行名称及银行账号(预约时,支付方式选“网银对公”)。

4.   报销网购商品发票时,请提供付款界面截图或银行交易记录(网上银行或银行柜台打印)。

(二)对报销原始票据的要求

5.   提供报销的原始票据必须业务真实、内容合法,票据必须由税务或财政监制、并加盖开票单位的“发票专用章”或“财务专用章”。内容须填写齐全,字迹清晰、书写规范,不得挖擦刮补,金额不得涂改,大小写金额须相符。

6.   报销发票抬头一律填写为“兰州大学”。

7.   报销票据时限要求:开具的票据原则上应在一年之内报销(即经费报账时只能报销1年以内的票据,例:201511月报账,只能报销201410月以后开具的票据);若使用科研经费,票据开具时间还应在项目执行期限内。

8.   取得税务代开发票的,若收款人是“个人”,同时还应提供个人身份证复印件;若收款人是“单位”,应在开具税务发票上加盖该单位财务(发票)专用章。

9.   报销国外票据,应将主要内容翻译成中文,注明用途、外币币种等。

10.       发票验真要求。对票面金额超过一万元(含)的票据,报销时须附发票验真结果。对因提供虚假票据被学校列入黑名单的业务单位(名单定期在财务处主页公布)出具的票据,无论金额大小一律附发票验真结果。(发票验真可至财务处主页左下角“发票真伪查验”或百度XXX(城市)国税(地税)发票验真)

11.       粘贴要求。请务必按“粘贴单”上填写的要求呈鱼鳞状整齐地粘贴,要求平整牢固,一张粘贴单上不要粘贴太多票据,粘贴后能看清发票日期、金额等内容。

(三)采购程序

12.       日常报销,达到《兰州大学采购和招标管理与监督办法》规定申报标准的,均应办理招标采购手续,签订经济合同。报销时,需附兰州大学非公开招标采购项目计划申报表或兰州大学公开招标采购项目计划申报表,以及经济合同。经济合同应按学校经济合同管理的有关规定签署,加盖兰州大学经济合同专用章。具体申报要求如下:

凡购买单项或批量价值10万元及以上的各类仪器设备(包括教学设备、办公设备、实验器材、医疗器械等)、大宗物资(包括实验材料、图书资料、教材、纪念品、奖品、礼品、药品及家具、军训服装、劳保用品、卫生用品、卧具、粮油、副食品、煤炭等)和服务项目(包括外贸委托、审计委托、设计和评估委托、体检委托、管理咨询、考察服务等)、房屋拆除(拆迁)工程,以及单项价值在50万元及以上的修缮改造工程(包括房屋装修装饰、设备安装、管线敷设、土石方工程等)、基建工程均要实行公开招标或邀请招标。

因各种原因不能实行公开招标、邀请招标的采购项目,或批量价值在5万元以上、10万元以下的各类仪器设备、大宗物资、服务项目的采购,单项价值在5万元以上、50万元以下的修缮改造工程、基建工程采购,均要办理《兰州大学非公开招标采购项目计划申报表》,由学校归口管理部门采用竞争性谈判、询价、单一来源采购和政府采购监督管理部门认定的其他采购方式进行采购。                                         

(四)报销审签权限及程序

13.       所有报销票据及报销封面,均应由部门“财务一支笔”(或项目负责人)、财务经办人、验收人2-3人亲笔签字。

14.       大额资金的支付,应按照《兰州大学大额资金支付管理规定》办理审签手续,具体审批权限如下:

部门切块经费的支付:10万元以上、100万元以下的,经部门负责人签字并报主管校领导审批后,由财务处主管副处长审签支付;100万元以上的,经部门负责人签字并报主管校领导审批后,由财务处长审签支付。

学校统管经费的支付:学校统管的日常运转经费(包括水电暖费及工资、津贴等)由财务处主管副处长审批;其他统管经费由财务处长审批。

 财政专项、校内项目经费的支付:10万元以上、100万元以下的,经项目主管部门负责人签字并报主管校领导审批  后,由财务处主管副处长审签支付;100万元以上的,经项目主管部门负责人签字并报主管校领导审批后,由财务处长审签支付。

科研经费的支付:5万元以下的,由科研项目负责人审签支付;5万元及以上、10万元以下的,需经所在基层单位主管科研的领导审签支付;10万元及以上、100万元以下的,经所在基层单位主管科研的领导审批后,报财务处主管副处长审签支付;100万元及以上的,经所在基层单位主管科研的领导和科研管理部门负责人审核并报分管科研校领导审批后,由财务处长审签支付。批量购买材料的,还须经所在基层单位主管科研的领导审签。

(五)具体报销事项

15.       办公费,反映购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、日用品、书报杂志等支出。报销时,无论金额大小,均应提供加盖销货单位发票(财务)专用章的明细清单。

16.       印刷费,包括资料印刷、专著出版、版面费以及其他印刷支出。报销时,无论金额大小,均应提供加盖服务单位发票(财务)专用章的明细清单。根据《兰州大学公务印刷管理规定》,单项或批量(按年度计)印刷总预算金额5万元以下的印刷业务,由各单位自主选择承印商,单项和批量(按年度计)印刷总预算金额5万元(含)以上的,需按规定办理招标采购手续。

17.       邮电费,反映开支的信函、包裹、货物等物品的邮寄费及电话费、电报费、传真费、查新费、网络通讯费等。其中,公用经费报销移动电话费,应按照《兰州大学移动电话费报销管理暂行办法》办理审批及备案手续;科研经费报销项目组成员移动电话费时,应提交财务报告说明报销原因;纵向科研经费不能报销个人网费。

18.       其他交通费,反映除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如燃料费、车辆维修费、过桥过路费、保险费、出租车费用等。其中,报销市内交通费的,票据应为兰州市出租车票、公交车票及兰州大学校车票。兰州市外的市内交通费不单独报销。

19.       维修费,反映日常开支的固定资产(不包括车船等交通工具)修理和维护费用,网络信息系统运行与维护费用等。报销时,无论金额大小,均应提供加盖服务单位发票(财务)专用章的明细清单,3,000元(含)以上的维修工程,应同时提供加盖施工单位公章的工程结(决)算书;10,000元(含)以上的维修工程,应同时提供加盖施工单位公章的工程结(决)算书及审计报告。

20.       租赁费,反映项目建设过程中发生的租赁教学科研用房、专用通讯网以及其他设备等方面的费用。报销时,无论金额大小,均应提供加盖货物提供单位发票(财务)专用章的明细清单。

21.       专用材料费,反映购买日常专用材料的支出。报销时,无论金额大小,均应提供加盖销货单位发票(财务)专用章的明细清单。各学院、研究院等要建立材料台账,按实际使用情况核销材料支出,不得以购代支,一次性消耗的材料报销时,请务必在发票上注明“此材料用于XXX项目实验,属于一次性消耗”。

22.       委托加工费,反映因委托外单位办理业务而支付的委托业务费。如测试加工费、科研协作费、数据采集费、委托试验费等。报销测试、委托加工、数据处理等费用,无论金额大小,均应提供加盖服务单位发票(财务)专用章的明细清单。

23.       报销餐费,实行分类报销,原则上“一事一清”。其中,报销加班餐费,应注明就餐的时间、地点、事由及人员;报销招待餐费,应严格按照《兰州大学国内公务接待管理规定》办理相关手续,填写兰州大学公务接待审批表及接待清单并办理审批手续,提供公函、邀请函、访问函、会议通知等证明公务活动的有关材料。原则上不得报销兰州市外的餐饮票据。

24.       设备购置费,反映用于购置并按财务会计制度规定纳入固定资产核算范围的办公家具、办公设备和专用设备等的支出,包括办公设备购置和专用设备购置。一般设备单位价值在1,000元以上(专用设备单位价值在1,500元以上),并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类物资,作为固定资产管理,应持货物购置发票到资产与实验室管理处办理固定资产登记。报销时,应将兰州大学固定资产入库单(红联)与相应发票粘贴在一起,作为报销凭据;同时单独附兰州大学固定资产入库单(蓝联),作为对账依据;需要验收的固定资产,应提供验收报告。

25.       报销图书购置费,无论金额大小,均应提供加盖销货单位发票(财务)专用章的明细清单,同时到图书馆登记备案,并在发票上加盖“兰州大学图书馆采购专用章”;教师用教材,无需加盖“采购专用章”,但应提供教师领书签字表。

(六)不能报销事项

26.       礼品、土特产、烟酒等。

27.       预交款项不能报销,如预交电话费等。

28.       国家对科研经费的开支划出了红线,不得开支个人和家庭的支出。

 

特别提醒:勤报账,做到“一事一清”。避免票据与业务混淆;避免票据集中报销引起误会;避免多张连号的票贴报销。

 

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